İyi haber: Robotlar, finans ve muhasebedeki işlerimizi devralmaya pek hazır değiller. Ancak çalışma ve iş birliği yapma şeklimizi giderek daha fazla değiştiriyorlar. Bu teknoloji, ekiplerin daha fazla görevi daha güvenli ve daha uyumlu bir şekilde gerçekleştirmesine olanak sağlayabilir.
Finansal hizmetler endüstrisinde otomasyon giderek daha yaygın hale geldikçe, muhasebeciler kuruluşlarının teknoloji konusunda daha bilgili ve verimli olmasına yardımcı olmak için yeni araçlardan ve hizmetlerden en iyi şekilde nasıl yararlanacaklarını öğrenmelidir.
Muhasebe Otomasyonunun Durumu;
Muhasebe ve finans kuruluşlarının geçen yıl izlenen tüm iş süreçlerinde otomasyon kullanımlarını genişlettiğini öngörmekteyim. Katılımcılar ayrıca otomasyonu, önümüzdeki beş yıl içinde işyerini bozmayı bekledikleri ilk üç teknolojiden biri olarak sıraladılar.
Yıkıcı teknolojiler kesinlikle kendi paylarına düşen zorluklarla birlikte gelirken, endüstrileri daha iyiye doğru kökten değiştirebilirler. Otomasyon, muhasebecileri monoton manuel görevlerden kurtararak genel verimliliği ve üretkenliği şimdiden artırıyor. Faturalama, veri toplama ve girişi, dokümantasyon yönetimi ve kayıt mutabakatı dahil olmak üzere temel süreçlerin otomasyonu, muhasebe dünyasında hızla yaygınlaşıyor. Finans liderlerinin %40’ının ekiplerinin yetersiz olduğunu düşündüğü göz önüne alındığında, bu tür bir artış özellikle önemlidir.
Mali rapor oluşturma gibi daha karmaşık görevler de otomatikleştiriliyor. Geliri 500 milyon TL’den az olan şirketlerin %39’unun ve 500 milyon TL veya daha fazla geliri olan şirketlerin %44’ünün bu yıl otomatik finansal rapor oluşturmayı kullandığını ortaya çıkardı; bu oran sırasıyla %16 ve %12 idi. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, 2018’den bu yana çoğu şirket için finansal raporların oluşturulması için geçen süre önemli ölçüde azaldı.
Muhasebe Otomasyonundaki Temel Teknolojilerden Bazıları Şunlardır:
- Hesaplamalar gibi tekrarlayan, manuel görevleri otomatikleştiren robotik süreç otomasyonu (RPA) .
- Risk değerlendirmesi ve dolandırıcılık tespiti gibi görevler için insanın karar verme sürecini taklit edebilen yapay zeka (AI) .
- Doğal dil işleme (NLP) , fatura yönetimi gibi görevler için bilgisayarların insan dillerini anlamasına ve yorumlamasına yardımcı olan yapay zekanın bir alt kümesidir.
- Makine öğrenimi (ML) , kalıpları belirlemek ve uzlaşma ve uyum gibi görevler için yeni veriler hakkında kararlar almak için bilinen verileri kullanan başka bir yapay zeka alt kümesidir.
İnsan Unsuru
Otomasyondaki inanılmaz ilerlemelere rağmen, bazı süreçlerin hala insanlara bırakılması daha iyidir. Finansal planlama ve karar verme, insanın stratejik düşünme becerilerine dayanır. Dolayısıyla, muhasebecilerin işlerinin bazı yönleri yavaşlıyor olsa da belirli süreçlerin otomasyonu, onların şirkete değer katan daha anlamlı görevlere konsantre olmalarını sağlar. Bu arada otomasyon, üretkenliği artırma ve insan hatasını azaltma rolüne hizmet eder.
Otomasyonu Kendi Avantajınıza Kullanmak
Muhasebe işlevlerini otomatikleştirmenin pek çok faydası vardır, ancak finans liderleri genellikle uygulama ihtimalini yıldırıcı bulurlar. Otomasyon sürecinde gezinirken şu ipuçlarını aklınızda bulundurun:
- Banka ve ERP sistemlerinizi entegre edin. Birçok finansal kurum, ERP ve muhasebe sistemleri ile doğrudan bağlantı sağlar. Bu sistemleri bütünleştirmek, tüm birincil iş süreçlerinizi kendi platformunuz aracılığıyla merkezi bir konumda yönetmenize olanak tanır. Birçok bulut tabanlı defter tutma sistemi doğrudan banka hesabınıza bağlanır. Akıllı defter tutma, işlemlerin doğru hesaba atanmasını sağlayarak operasyonlar, denetim ve raporlama ekipleri için yorucu manuel işleri ortadan kaldırır.
- Bankanıza, muhasebe ERP’nize ve TMS tedarikçilerinize güvenin. Doğrudan veya ortak ağları aracılığıyla, mevcut bankacılık satıcılarınız yararlı otomasyon işlevlerine erişebilir. Bu şirketler genellikle yakında çıkacak araçlar için hevesli beta test kullanıcıları arıyor. Uygulama mağazaları ve iş ortağı ekosistemlerine göz atmaktan veya sormaktan asla zarar gelmez
- İç denetimleri otomatikleştirin. Bazı sağlayıcılar, tamamen AI tarafından yönetilen iç denetim platformları sağlar.
- Entegre alacak platformlarını kullanın. Bazı bankalar artık gelen ödemeleri sisteminizdeki ödenmemiş kalemlerle otomatik olarak eşleştirebilen ve nakit uygulayabilen karmaşık alacak platformları geliştirmek için yapay zekadan yararlanıyor.
- Ödeme araçlarını bağlayın. Ödeme işleme platformları, satıcı işlemleri için nakit uygulamalarını otomatikleştirerek, doğrudan bağlantılar veya üçüncü taraf entegrasyonları aracılığıyla muhasebe yazılımınıza bağlanabilir.
- Mutabakatları Otomatikleştirin. Birçok şirket, bordro ve faturalama gibi görevleri otomatikleştirmek için şimdiden kurallar oluşturuyor. Ancak otomasyon kuralları çok daha fazlası için kullanılabilir; aslında, kurallar yukarıda özetlenen ipuçlarının herhangi birine ve tümüne uygulanabilir. Örneğin, yazılım abonelikleri veya elektrik faturaları gibi belirli işlemleri ilgili hesaplara otomatik olarak tahsis eden bir kural oluşturabilirsiniz. Bazı şirketler, kuralların ötesinde, yalnızca banka mutabakatlarını değil, aynı zamanda tüm dönem sonu kapanışını da otomatikleştirmeye yardımcı çözümlerden yararlanıyor.
Muhasebe Otomasyonu halihazırda finans endüstrisini büyük ölçüde sekteye uğratıyor ve kullanımının giderek yaygınlaşması bekleniyor. Bu, muhasebeciler için günlük hayatı sarsabilirken, otomasyon sonuçta işlerini kolaylaştıracak ve rollerinin değerini artıracaktır. Stratejik girişimlere ayıracak daha fazla zaman ile muhasebeciler, kuruluşları için yol gösterici bir güç haline gelebilirler.
